KRİZ'İ DEĞER'E DÖNÜŞTÜRMEK

İşlerin iyi gittiği dönemlerde firmalar “iş yoğunluğu”nu bahane ederek değişime direnç gösterirler. Tam da sırf bu nedenle kriz dönemleri değişim için bir kaldıraç görevi görebilir. Ancak bu kez de , değişimin maliyeti gözlerini korkutur ve bir ke daha “şimdi zamanı değil” diye itiraz ettiklerini duyarsınız. Şirket sahipleri ya da üst düzey yöneticileri başarı ya da başarısızlıklarını genellikle yıl sonunda elde ettikleri kar’a, bilanço sonuçlarına göre değerlendirmeye alışmışlardır. Bu nedenle değişim süreci onlar için bir gereklilik değildir. Eğer birinci kuşak iş sahipleri hala işbaşında ise , hatta günlük pratik işlerde uygulamacı olarak da görev alıyorlarsa onları değişime ikna etmek hayli zordur. Oysa onların kullandıkları yöntemler, alıştıkları yönetme biçimleri kriz kapıyı çaldığında bir işe yaramayacağı gibi, olası bir krizle karşı karşıya kalmalarını önleyici şeyler de değildir. Onlara işlerin her zaman iyi gitmeyebileceğini ve piyasanın yeni aktörlerinin ve rakiplerinin yeni yol ve yöntemler geliştirdiklerini anlatmak gereklidir. DEĞİŞİM ertelenecek bir iş değil, zamanında ele alınması gerekli bir süreçtir. Bu yazımızda KRİZ’İ DEĞER’E DÖNÜŞTÜRMEK için izlenmesi gereken yol hakkında bazı ipuçları vermeye çalışacağız. Bir kez DEĞİŞİM SÜRECİ’nden yana karar alındığında, firma sahipleri ve üst düzey yöneticilerinin b u çalışmanın bizzat içinde, uygulayıcı birimlerin katılımcısı olmaları gerekmektedir. Aksi takdirde onların bilgi ve tecrübelerinden yoksun olarak işe başlayacaksınız demektir ki, bu da uygulamada sizin işe birkaç adım geriden başlamanıza ve zaman kaybetmenize neden olacaktır. Hatta uygulama birimlerinin aldıkları kararların tekrar üst yönetimce tartışılmasını, belki ertelenmesini belki de iptal edilmesi riskini doğuracak, daha işe başlarken ilk darbeyi içeriden almış olacaksınız. Firmanızın ölçeğine göre değişim sürecinin en az 1 yıldan başlayarak 5 yıla kadar uzanan bir süreç olduğunu bilmeli, sonuç almakta sabırsız olmamalı, sonuçların hemen bilançoya yansımasını beklememelisiniz. Değişim sürecini yönetecek bir ekip oluşturmalısınız. Bu ekipte değişime yatkın, geliştirici fikirlere sahip, analitik düşünebilen, fikri aşamada olduğu kadar uygulama aşamasında da elini taşın altına sokmaktan kaçınmayan kişiler olmalıdır. Değişime ayak direyen, her öneriye bir olumsuzlukla itiraz eden personeliniz mutlaka olacaktır. Bu kişilerin şirket içindeki görevleri, yetkileri ne olursa olsun bir an önce onlardan kurtulmalısınız. Değişim sürecinin sadece firmanızın iç meselesi olduğunu düşünmeyin. Bu süreç müşterileriniz ve tedarikçilerinizi de ilgilendiren, onlarla birlikte değerlendirmeler yapacağınız, onların da bu sürecin bir parçası olacağı bir eylemdir. Değişim sürecini başlatacağınız zaman önceliklerinizi iyi belirlemeniz gerekir. Genellikle firma için önemli olan ancak kötü performans gösterdiğiniz, müşterilerinizden olumsuz geri bildirimler aldığınız ya da tedarikçilerinizle ciddi sorunlar yaşadığınız bir faaliyetle işe başlamak; bunu yaparken de her gün tekrarlanan, basit görünen, ama zincirin ilk halkası diyebileceğiniz işleri iyileştirmekle işe başlayın. Böylece kıs sürede olumlu sonuçlar alarak değişim süreci konusunda çalışanlar ve yöneticilerdeki tereddütleri de ortadan kaldırmış olursunuz. Her attığınız yeni adımın amaçlarını, neleri hedeflediğiniz, kullanacağınız araç ve yöntemleri ve sonrasında da bu çalışmaların sonuçlarını çalışanlarınızla mutlaka paylaşınız. Çalışanlarınızın bu sonuçlara bizzat kendi deneyimleri ve gözlemleriyle tanık olmasını sağlayınız. Çalışanların aktif katılımcı olmadıkları değişim sürecinden beklenen faydayı sağlayamazsınız. Şirket içinde olduğu kadar müşterileriniz ve tedarikçilerinize karşı da değişim süreci ve beklentileriniz , uygulamalarınız konusunda şeffaf olun. Kalite Güvence ve değişim fonksiyonlarını sürecin ana unsuru olarak görün. Kalite Güvenceyi bu sürece mutlaka dahil edin. Şirket organizasyonunda görev alan yöneticilerin emir veren ve karşılığında mutlak itaat bekleyen kimseler olmalarını değil, çalışanlara ait yaşam koçluğu yapan önderler/grup lideri gibi davranmalarını sağlayın. Şirket organizasyonunu yeniden oluştururken departmanların kendi fonksiyonları içine hapis olmalarını, gündelik işlerine kapanmalarını önleyin; onların gelecek üzerine düşünen, iyileştirme ve değişim fonksiyonlarını gören yapılar haline gelmelerini sağlayın. Departmanlarda görev alan beyaz yakalılar artık yeni bilgiler araştırmalı ve bu bilgileri ürün odaklı oluşturulan çalışma grupları ile paylaşmalı, bu ekiplerin öğreticisi gibi davranmalıdır. Son olarak ; her bir iş sürecini değerlendirir ve değişim için yola çıkarken aşağıda sıraladığımız analizleri yapmalısınız. 1. Atıl stoklarınız var mı 2. Çalışanlar iş akışı sırasında gereksiz , zaman kaybına neden olan , herhangi bir değer yaratmayan hareketler yapıyorlar mı 3. Hatalı üretilen ürünleri tadilat ya da yeniden üretmek için kaybedilen zaman ve girdiler 4. Talebi aşan üretim miktarı 5. Bir sonrakİ prosese geçerken bekleme süreniz var mı. 6. Başladığınız bir işi bitirmeden başka bir işe başlayıp, kesintili ve beklemeli iş akışınız var mı. 7. Malzemeleri gereksiz yere taşıyarak kaybettiğiniz zaman var mı. 8. Makine yerleşimi ya da ürün tasarımı gibi aşamalardaki yanlış ve eksiklerden dolayı zaman kaybediyor musunuz. 9. Sürekli aynı ürün v proses aşamaları hakkında müşterilerinizden şikayet alıyor musunuz 10. Değer yaratan kaynakları tüketen faaliyetleriniz. ( satın alma hataları ; fiili çalışma süresinden çalan uygulamalar vb.) Bu analizlerin her biri size daha az emek, daha az zaman, daha az alan harcayarak daha fazla üretim ve müşteri beklentilerini daha fazla karşılama olanağı sağlayacaktır.